Список задач vs Календарь — сравнение инструментов управления задачами

Список задач vs Календарь — сравнение инструментов управления задачами

В этой статье я сравню 2 популярных инструмента для управления задачами — список задач и календарь. Сразу отмечу, что ни один инструмент не гарантирует чудесного выполнения ваших задач. Однако и списка и у календаря есть свои сильные стороны, в том числе и в контексте мотивации. В конце статьи я поделюсь своим выбором.

Сравнение внешнего вида Todoist и Google Calendar

Что такое Zapier?

Zapier — это облачный сервис автоматизации, который позволяет автоматизировать действия почти между всеми вашими онлайн-аккаунтами.

Вы можете использовать триггеры из одной службы, например Gmail или WordPress, а затем использовать их для активации действий в других службах, например в Twitter или Google Calendar. На самом деле интеграции ограничены только вашим воображением.

Вы можете использовать бесплатную учетную запись Zapier, которая дает вам 10 «Zaps» и 2000 задач в месяц. Каждый Zap — это автоматизация, и каждая задача — это то, сколько раз она может быть запущена каждый месяц до достижения вашего лимита.

Если вам нужно больше, есть планы, которые варьируются от менее 20 долларов в месяц для 3000 задач в месяц до чуть более 100 долларов США для 50000 задач в месяц.

Step two: Connect Todoist to your Google Calendar trigger

Now it's time to create the action of your Zap. First, create or log in to your Todoist account.

In Zapier, select Todoist as your app and Create Task as your action.

Click Continue. This will prompt you to sign in to your Todoist account. Click Agree to give Zapier permission to access your account.

After you've signed in, select the Todoist account you wish to use with this Zap, then click Continue.

Now you can customize the task that will be added to your Todoist by choosing a project, adding a title, and so on. The default project goes to your inbox in Todoist, but you can select whichever you want. In our example, we added this task to an Events project.

The title is the only field that is required. To get the correct event title from Google Calendar, select Summary from the Google Calendar payload.

The note section is a great place to log extra event details and add a deep link back to Google Calendar. Do so by including Location and HTML Link from the Google Calendar payload.

Since it is an event that is being logged in Todoist, it's a good idea to include the start date and time of the event. Todoist has great support for human readable dates, like "today" or "tomorrow at noon", but since the datetime is coming from the Google Calendar payload, use the Due Date (Raw Formatted) and select Event Begins from the data.

Additionally, you can configure task assignment, priority level, and add labels as you see fit.

Once your information is filled out for your task the way you want it, click Continue and test your Zap. After running your test, you should see a new event in your Todoist app that matches your Google Calendar event.

And it should have this detailed view:

Make sure you turn on your Zap when everything looks done, by clicking the toggle switch at the bottom of the screen.

Congrats, you did it! From now on, every new Google Calendar event you add will be added to your Todoist.

Синхронизация вашего списка дел с Календарем Google

Вы уже используете другой диспетчер задач (возможно, одно из лучших приложений для напоминаний Mac )? Есть хороший шанс, что вы сможете синхронизировать его с Календарем Google. Например, в настоящее время я использую «Помни молоко» и могу синхронизировать его, просто добавив гаджет «Календарь Google» :

Wunderlist так же легко. Просто откройте приложение и перейдите в « Настройки»> «Аккаунт» . Оттуда вы можете нажать Calendar Feed: Connect . Может открыться другое приложение календаря, но вы можете скопировать и вставить URL фида календаря в Календарь Google, чтобы синхронизировать его.

Большинство других приложений для управления задачами также имеют своего рода интеграцию с календарем. Trello имеет собственный календарь. Evernote может синхронизироваться с приложениями календаря и списка задач.

Практически для любой системы управления задачами есть хороший способ синхронизировать ее со встроенным в нее Календарем Google. Просто обратитесь к документации приложения, чтобы узнать, как его синхронизировать.

База знаний

Для этого нажми на клавиши ⌘ Cmd + , или выбери в системном меню SingularityApp > Настройки.

Если ты не видишь события из календаря в приложении, убедись, что для календаря выбран статус Показать:

Как получить ссылку на календарь

Примеры некоторых популярных календарей.

Google календарь

Если ты хочешь просматривать события сразу из нескольких календарей, тебе нужно отдельно подключить каждый из них, потому что у каждого из них — индивидуальная iCal-ссылка.

Ещё один момент, о котором мы грустим: Google не дает ссылку на календарь «Дни рождения», который есть в каждом аккаунте по умолчанию. Почему — неизвестно. Но из-за этого, увы, подключить «Дни рождения» по ссылке не получится. Надеемся, Google со временем сделают iCal-ссылки и для этого календаря 🙂

Доступ для подключения календаря на корпоративном аккаунте может открыть администратор корпоративного аккаунта.

Яндекс календарь

В Яндекс Календаре iCal ссылку можно найти так:

Outlook Календарь

Для календаря Outlook нужную ссылку также можно найти в настройках.

Обрати внимание, что для подключения Outlook календаря он обязательно должен быть общедоступен.

Посмотреть события

Задачи отображаются на более темном фоне выше всех других задач в том же порядке, в каком стоят в гугл-календаре.

Они маркированы цветными круглыми ярлыками — цвет ярлыка каждой задачи совпадает с цветом ее ячейки в гугл-календаре.

У названий задач могут быть разные цвета и начертания — это зависит от статуса, в котором находится задача:

• Если событие просрочено, название задачи будет серого цвета.
• Если это текущее событие, название задачи будет выделено жирным начертанием.
• Если это предстоящее событие, название задачи будет выглядеть как обычно.

Обрати внимание: если тебе отправили приглашение на встречу, которое ты отклонил — событие будет продолжать выводиться в списке. К сожалению, по iCal-ссылке на календарь нет информации о том, что событие отменено.

Синхронизацию можно настроить на одном устройстве, а можно на нескольких — в этом случае на каждом настраивать ее нужно отдельно.

По веб-ссылке ты можешь подключить неограниченное количество календарей в режиме односторонней синхронизации — то есть события из календаря можно просматривать в планировщике. Эта функция доступна в любом тарифе.

Tips for Using Todoist With Google Calendar

Once you’ve synced your calendars and projects, you’re ready to use the Todoist and Google Calendar integration. The beauty of this integration is that it is a two-way, real-time integration.

This means the tasks you create in Todoist will automatically appear as events in Google Calendar and vice versa. Any changes you make in Todoist or in Google Calendar will instantly be updated in the other app.

Creating a Todoist Task in Google Calendar

In order for a Todoist task to appear in your Google Calendar, you’ll need to assign that task to the project you have synced.

In order to do this, select the synced project from the project menu or type # followed by the name of the project, which is one of the many convenient, time-saving Todoist keyboard shortcuts.

Unless you specify a time in Todoist, your task will appear as an all-day event in Google Calendar (that is, if you selected this option during setup).

Creating a Google Calendar Event in Todoist

Now, of course, you can also create events in Google Calendar within your synced calendar that will appear as tasks in Todoist.

To do this, simply create a new event in Google Calendar and then assign it to your synced calendar. This will then create a task in Todoist within your synced project.

Syncing Multiple Calendars and Projects

Fortunately, you have the option to set up multiple Google Calendar and Todoist project integrations, seeing how there is only one calendar synced per project.

For example, you may choose to sync your Work calendar with a Work project, a Health calendar with a Health project, and your School calendar with a School project.

You might find it helpful to color-code your synced calendars and projects as well. For instance, if you have a Work calendar and a Work project, you should assign both of them a similar color in Google Calendar and Todoist to avoid any confusion.

Add multiple Todoist projects to Google Calendar

If you’ve got multiple Todoist projects that you want to keep track of in Google Calendar, that’s no problem. Just press Add calendar below your integration in your Todoist Integration settings, and you’ll add another integration.

To keep multiple projects organized in Google Calendar, we recommend you pick a new calendar for each of your new integrations. That way, you have full control of what you want to see: You can simply toggle each calendar on and off so it doesn’t clutter up your Google Calendar.

In Google Calendar, you can toggle your Work and Meetings calendars to see what you need.

We know many of you have been waiting a long time for this integration. If Karma points were measured by patience, you’d be enlightened 10 times over. 🙏

Once you’ve had a chance to try it out, we’d love to hear your feedback. Is it working like you expected? Is there something you’d like to add or change? Reach out at support.todoist.com or tweet us @todoist.