Как синхронизировать файлы и папки между компьютерами с помощью Windows Sync

Как синхронизировать файлы и папки между компьютерами с помощью Windows Sync

Одной из самых больших проблем, связанных с владением несколькими компьютерами, является выяснение того, как синхронизировать файлы и папки.

между компьютерами. Конечно, вы можете выполнять ручные переходы с USB-накопителя. Однако это настоящая боль, и простое забвение может разочаровать.

Представьте себе, что вы отправляетесь в свою местную кофейню, чтобы отредактировать некоторые фотографии, чтобы узнать, когда вы приедете, что вы забыли их на USB-накопителе! Такой сценарий случался со мной несколько раз, и это более чем раздражает.

Однако есть решение — Windows Sync. Эта программа позволяет синхронизировать файлы и папки между компьютерами через интернет-соединение. Microsoft Sync буквально синхронизирует все файлы в папке, независимо от того, какие они файлы. И получите это — Microsoft Sync работает как для ПК, так и для Mac.

С помощью Google Документов

Вероятно, наиболее удобный способ постоянно держать свои документы под рукой (на любых устройствах с браузером и интернетом) – это загрузить их в Google Docs. Единственным минусом сервиса является отсутствие поддержки файлов, созданных в приложениях Apple (Pages, Keynote и Numbers), но для файлов Microsoft Word и Excel — это идеальный вариант.

Для того чтобы загрузить и работать с документами Word и таблицами Excel в Google Docs, сделайте следующее.

1. Зарегистрируйте учетную запись Google (создайте ящик Gmail) по этой инструкции.

2. Перейдите на страницу сервиса Google Docs.

3. В верхней части экрана выберите необходимое онлайн веб-приложение: Документы, Таблицы или Презентации.

4. Для добавления файлов с компьютера (и других источников), нажмите на иконку с изображением папки.

5. Загрузите необходимые документы.

6. Для создания нового документа, нажмите кнопку «+» внизу экрана.

7. Для смены веб-приложения, нажмите кнопку с тремя полосками в левом верхнем углу.

Для просмотра и редактирования файлов из Google Docs на iOS-устройствах воспользуйтесь официальными приложениями Google Документы и Google Таблицы.

Обязательно ознакомьтесь с нашими другими материалами, посвященными Google Docs:

Как конвертировать файл XLSX

Если на вашем компьютере установлено одно из приложений, о которых мы уже упоминали, рекомендуется использовать эту же программу для сохранения любого XLSX, с которым вы работаете, в другом интересующем вас формате. Обычно это делается с помощью меню Файл → Сохранить как. .

Например, если вы используете Excel, перейдите в меню Файл → Сохранить как → Обзор и выберите CSV, XLS, TXT, XML и т.д. Клавиша F12 поможет быстрее перейти в окно «Сохранить как».

Иногда самое быстрое решение для преобразования файла XLSX не с помощью установленного вами инструмента, а с помощью бесплатной программы преобразования файлов или онлайн-сервиса, такого как Zamzar или Convert Files.

Используя возможности этих двух служб, вы можете преобразовать любой Excel файл в различные типы файлов, такие как CSV, XML, DOC, PDF, ODS, RTF, XLS, MDB, и даже форматы файлов изображений и веб – JPG, PNG и HTML.

Импорт данных из OneDrive и SharePoint в Power Query / BI

Если вы или ваша компания храните данные в облаке OneDrive или на корпоративном портале SharePoint, то напрямую подключиться к ним с помощью Power Query в Excel или из Power BI может оказаться непростой, как это ни странно, задачей.

Когда я в своё время столкнулся с подобным вопросом, то с удивлением обнаружил, что не существует «законных» способов для её решения. В списке доступных источников данных в Excel и даже в Power BI (где набор коннекторов традиционно шире) почему-то отсутствует возможность подключения к файлам и папкам OneDrive.

Так что все предлагаемые ниже варианты — в той или иной степени «костыли», требующие небольшой, но ручной «доводки напильником». Но у этих костылей есть большой плюс — они работают 🙂

А в чём проблема?

Короткая вводная для тех, кто последние 20 лет провел в коме не в теме.

OneDrive — это облачное хранилище данных от Microsoft, доступное в нескольких вариантах:

• OneDrive Personal — для простых (некорпоративных) пользователей. Дают 5Гб бесплатно + дополнительное место за небольшую месячную плату.
• OneDrive for Business — вариант для корпоративных пользователей и подписчиков Office 365 с гораздо большим доступным объемом (от 1Тб и больше) и дополнительными фишками вроде хранения версий и т.п.

Частным случаем OneDrive for Business является хранение данных на корпоративном портале SharePoint — в таком сценарии OneDrive выступает, по сути, одной из библиотек SharePoint’а.

Доступ к файлам возможен либо через веб-интерфейс (сайт https://onedrive.live.com либо корпоративный сайт SharePoint) либо путем синхронизации выбранных папок с вашим ПК:

Обычно эти папки хранятся в профиле пользователя на диске С — путь к ним выглядит примерно как C:Users ИмяПользователя OneDrive). За актуальностью файлов и синхронизацией всех изменений следит специальная программа — Агент OneDrive (синее или серое облачко в правом нижнем углу экрана):

А теперь главное.

Если нам нужно загрузить данные из OneDrive в Excel (через Power Query) или в Power BI, то мы, конечно, можем указать в качестве источника локальные синхронизируемые файлы и папки обычным образом через Получить данные — Из файла — Из книги / Из папки (Get Data — From file — From workbook / Folder) , но это не будет прямой ссылкой на облако OneDrive .

То есть в будущем, при изменении, например, файлов в облаке другими пользователями, нам потребуется сначала выполнить синхронизацию (это бывает долго и не всегда удобно) и только потом обновлять наш запрос Power Query или модель в Power BI.

Естественно, возникает вопрос: как импортировать данные из OneDrive / SharePoint напрямую, чтобы загрузка данных происходила непосредственно из облака?

Вариант 1. Подключение к книге из OneDrive for Business или SharePoint

1. Открываем книгу в нашем Excel — локальную копию из синхронизированной папки OneDrive как обычный файл. Или открываем на сайт сначала в Excel Online, а потом жмем на кнопку Открыть в Excel (Open in Excel) .
2. Идем в Файл — Сведения (File — Info)
3. Копируем облачный путь к книге кнопкой Копировать путь (Copy Path) в заголовке:

Вариант 2. Подключение к файлу из OneDrive Personal

Для подключения к книге в личном (некорпоративном) облаке OneDrive подход будет уже другим:

1. Открываем на сайте OneDrive содержимое нужной папки и находим импортируемый файл.
2. Щёлкаем по нему правой кнопкой мыши и выбираем команду Внедрение (Embed) или выделяем файл и выбираем аналогичную команду в верхнем меню:

• Убираем всё, кроме ссылки в кавычках
• Удаляем блок cid=XXXXXXXXXXXX&
• Заменяем слово embed на download

В итоге из исходного кода должно получиться такое:

Вариант 3. Импорт содержимого целой папки из OneDrive for Business

Если нужно залить в Power Query или Power BI содержимое не одного файла, а сразу целой папки (например, с отчетами), то подход будет чуть попроще:

1. В Проводнике щёлкаем правой кнопкой мыши по интересущей нас локальной синхронизированной папке в OneDrive и выбираем Просмотреть на сайте (View online) .
2. В адресной строке браузера копируем начальную часть адреса — до слова /_layouts :

Затем вставляем скопированный фрагмент пути в поле адреса и жмем ОК:

Если появляется окно авторизации, то выбираем тип Учетная запись Microsoft (Microsoft Account) , жмём на кнопку Вход (Log in) , а потом, после успешного входа, на кнопку Подключение (Connect) :

Exceltip

Связь между таблицами Excel – это формула, которая возвращает данные с ячейки другой рабочей книги. Когда вы открываете книгу, содержащую связи, Excel считывает последнюю информацию с книги-источника (обновление связей)

Межтабличные связи в Excel используются для получения данных как с других листов рабочей книги, так и с других рабочих книг Excel. К примеру, у вас имеется таблица с расчетом итоговой суммы продаж. В расчете используются цены на продукт и объем продаж. В таком случае имеет смысл создать отдельную таблицу с данными по ценам, которые будут подтягиваться с помощью связей первой таблицы.

Когда вы создаете связь между таблицами, Excel создает формулу, которая включает в себя имя исходной книги, заключенную в скобки [], имя листа с восклицательным знаком на конце и ссылку на ячейку.

Создание связей между рабочими книгами

1. Открываем обе рабочие книги в Excel
2. В исходной книге выбираем ячейку, которую необходимо связать, и копируем ее (сочетание клавиш Ctrl+С)
3. Переходим в конечную книгу, щелкаем правой кнопкой мыши по ячейке, куда мы хотим поместить связь. Из выпадающего меню выбираем Специальная вставка
4. В появившемся диалоговом окне Специальная вставка выбираем Вставить связь.

Есть еще один, более простой, вариант создания связи между таблицами. В ячейку, куда мы хотим вставить связь, ставим знак равенства (так же как и для обычной формулы), переходим в исходную книгу, выбираем ячейку, которую хотим связать, щелкаем Enter.

Вы можете использовать инструменты копирования и автозаполнения для формул связи так же, как и для обычных формул.

Прежде чем создавать связи между таблицами

Прежде чем вы начнете распространять знания на свои грандиозные идеи, прочитайте несколько советов по работе со связями в Excel:

Делайте легко отслеживаемые связи. Не существует автоматического поиска всех ячеек, содержащих ссылки. Поэтому, используйте определенный формат, чтобы быстро идентифицировать связи с другими таблицами, в противном случае, документ, содержащий ссылки, может разрастись до такой степени, что его будет трудно поддерживать.

Автоматические вычисления. Исходная книга должна работать в режиме автоматического вычисления (установлено по умолчанию). Для переключения параметра вычисления перейдите по вкладке Формулы в группу Вычисление. Выберите Параметры вычислений –> Автоматически.

Избегайте циклические ссылки. Циклические связи – когда две рабочие книги содержат ссылки друг на друга – могут быть причиной медленного открытия и работы файла.

Обновление связей

Для ручного обновления связи между таблицами, перейдите по вкладке Данные в группу Подключения. Щелкните по кнопке Изменить связи.

В появившемся диалоговом окне Изменение связей, выберите интересующую вас связь и щелкните по кнопке Обновить.

Разорвать связи в книгах Excel

Разрыв связи с источником приведет к замене существующих формул связи на значения, которые они возвращают. Например, связь =[Источник.xlsx]Цены!$B$4 будет заменена на 16. Разрыв связи нельзя отменить, поэтому прежде чем совершить операцию, рекомендую сохранить книгу.

Перейдите по вкладке Данные в группу Подключения. Щелкните по кнопке Изменить связи. В появившемся диалоговом окне Изменение связей, выберите интересующую вас связь и щелкните по кнопке Разорвать связь.

Синхронизируйте электронные таблицы Excel, используя функцию вставки ссылки

Функция вставки ссылок в Excel обеспечивает простой способ синхронизации электронных таблиц Excel. В этом примере мы хотим создать сводный лист итогов продаж по нескольким различным листам.

Начните с открытия электронной таблицы Excel, щелкнув ячейку, на которую вы хотите сослаться, и затем выберите кнопку «Копировать» на вкладке «Главная».

Выберите ячейку, с которой вы ссылаетесь, нажмите стрелку списка «Вставить», затем выберите «Вставить ссылку».

Адрес, по которому ячейка синхронизируется, отображается на панели формул. Он содержит имя листа, за которым следует адрес ячейки.

LibreOffice

Где работает: Windows, Linux, Android, iOS, MacOS
Скачать: на официальном сайте

Это бесплатный офисный пакет, программы которого переведены более чем на 30 языков. В этом проекте есть аналоги Word, Excel и PowerPoint — Writer, Calc, Impress. А еще аналог баз данных Access — Base.

Есть и уникальный инструмент — редактор формул LibreOffice Math. Он помогает редактировать и записывать собственные формулы — это удобно для технических специалистов и студентов инженерных вузов.

Работа с документами, таблицами и презентациями практически не отличается от Microsoft Office. Раньше основной претензией к пакету был устаревший визуальный облик, сделанный по аналогии с интерфейсом Office 2007. В седьмой версии LibreOffice в 2020 году это исправили: теперь редактор похож на MS Office 2019 года.

Кроме того, в новой версии пакета можно сохранять документы в формате docx. Для Calc стало возможно экспортировать файлы в формат xlsx — это современный стандарт Microsoft Excel.

Из минусов — нет онлайн-версии, работать в файле одновременно с коллегами не получится. В приложениях для смартфонов можно только смотреть документы, но не изменять их.

Еще один важный минус — LibreOffice работает ощутимо медленнее, чем MS Office, даже на современных компьютерах. С другой стороны, если нужно открыть файл, а «Офиса» на компьютере нет, LibreOffice выручит.

В 1С есть несколько методов, с помощью которых Вы можете получить информацию без привлечения специалистов:

• Выгрузка базы из 1С 8.3 целиком — для последующей загрузки на другом компьютере
• Сохранение отчетов и печатных форм в Excel, Word или PDF
• Выгрузка таблиц из 1С
• Получение информации с помощью консоли запросов

Подробнее о них:

Как выгрузить базу из 1с 8.3 целиком (в файл .dt)

Для этого понадобится зайти в режим конфигуратора, затем в главном меню выбрать пункт «Администрирование» — «Выгрузить информационную базу»:

Затем потребуется только указать название будущего файла и его расположение на диске.

Если вы только начинаете программировать в 1С или просто хотите систематизировать свои знания — попробуйте Школу программирования 1С нашего друга Владимира Милькина. Пошаговые и понятные уроки даже для новичка с поддержкой учителя.
Попробуйте бесплатно по ссылке >>

Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:

Для последующей загрузки в другую базу нажмите на кнопку «Загрузить информационную базу» и выберите предварительно выгруженный файл.

Выгрузка из 1С в Excel отчетов и печатных форм

Этот способ универсальный и очень простой. Для этого достаточно при открытии печатной формы или отчета.

Например, открываем печатную форму ТОРГ 12, нажимаем ctrl+S (или в меню Файл – Сохранить как) и выбираем тип файла и его имя:

Для отчетов действует та же система – отчет выгружается в два клика:

Доступно сохранение в основные форматы – excel, word, pdf, html, txt и тд.

Выгрузка таблиц из 1С 8.3

Часто встречаются такие банальные задачи, как «получить список платежек за текущий год», «выгрузить книгу покупок или продаж» или «выгрузить товары из накладной №256». Решить такие задачи достаточно просто.

Например, мне необходимо получить все поступления от контрагента «Вектор» с суммой более 1000. Откроем форму списка и установим нужные отборы в списке:

Далее, когда мы получили список документов, необходимо вызвать контекстное меню (правая кнопка на таблице или меню «Действия») и выбрать в списке команд «Вывести список»:

Система предложит вариант вывода – в табличный документ или текстовый, выберем табличный. Программа 1С выведет информацию в такой табличный документ, который, подобно отчетам, можно сохранить в нужный нам формат:

Подобные действия можно произвести практически для любой табличной части в 1С. Например, нам потребовалось выгрузить список товаров из поступления № МСК00003, не проблема. Делается это очень просто – открываем документ, вызываем контекстное меню и через пару кликов получаем нужную выгрузку в нужном формате:

Выгрузка в Excel журнала проводок из 1С:

Получение информации с помощью консоли запросов

Однако не вся информация может быть найдена в простой табличной части 1С. Иногда требуется собрать данные из нескольких источников данных, соединить их по некоторым полям.

Этот способ подходит для технически подкованных людей, которые знают основы языка запросов. Заключается он в том, чтобы получить результат запроса с помощью консоли запросов и сохранить его в нужный нам формат.

Например, требуется получить всех контрагентов-поставщиков и их телефонный номер. Для этого напишем следующий запрос:

Полученную таблицу можно также выгрузить в нужный формат файла:

Загрузить полученные данные можно в другую базу 1С с помощью «Универсальной загрузки из эксель«. Смотрите видеоинструкцию на примере номенклатуры:

Другие статьи по 1С:

(обновление 1С, резервные копии и т.д);

Если Вы начинаете изучать 1С программирование, рекомендуем наш бесплатный курс (не забудьте подписаться на YouTube — регулярно выходят новые видео):

К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.