Синхронизация календаря Google и календаря помещения SpeedRent

Синхронизация календаря Google и календаря помещения SpeedRent

Если вы активно пользуетесь календарем Google для организации времени в своем помещении, вы можете установить синхронизацию со страницей своего зала на SpeedRent.

Синхронизация позволяет SpeedRent получать из календаря Google всю информацию о занятости вашего помещения. Кроме того, ваш календарь Google будет знать о времени, забронированном через SpeedRent.

Работая с календарем Google, вы сможете видеть и обновлять всю информацию о занятости своего помещения в одном месте и быть уверенными, что все клиенты получат помещения в нужное время.

Как подключить

У вас должен быть отдельный календарь на каждое помещение, представленное на SpeedRent.

У вас может быть сложная структура помещений. К примеру, фотостудия с несколькими съемочными павильонами. В этом случае следует завести отдельный календарь на каждый павильон. И каждый календарь связать с отдельной страницей павильона на SpeedRent.

Синхронизируемый календарь не может быть «кадендарем по умолчанию» в вашем экаунте Google.

Выберите нужный календарь и перейдите в «открытие общего доступа к этому календарю» (см. картинку):

Откройте доступ к этому календарю для пользователя calendarspeedrent@gmail.com с правами «вносить изменения» (см. картинку):

Откройте «Настройки календаря» (см. картинку):

Проверьте часовой пояс вашего календаря. Он должен соответствовать часовому поясу того города, где находится ваше помещение. Внимание! В настройках календарей Гугл вы можете установить часовой пояс в двух местах:

1. В настройках конкретного календаря.

2. В настройках просмотра всех календарей.

Для того, чтобы везде видеть локальное время площакди, его необходимо установить и в п. 1, и в п. 2.

Если ваша площадка находится в Екатеринбурге, и в настройках п. 1 стоит «Екатеринбург (GMT +5)», а в настройках п. 2 стоит «Москва (GMT +3)», то забронированное время будет отображаться в календарях гугл по Московскому времени (например, с 17 до 19 часов), а в календаре SpeedRent — по локальному времени Екатеринбурга (с 19 до 21 часа).

Откройте «Интеграции календаря» (см. картинку):

Скопируйте в буфер обмена (cntrl+C) идентификатор вашего календаря (см. картинку выше). Нажмите на кнопку «сохранить».

Перейдите на сайт SpeedRent на страницу управления вашим залом. Добавьте идентификатор сюда:

Нажмите на кнопкку «включить». Если вы увидите рядом кнопку «синхронизировать» — значит, подключение завершено. С этого момента управление календарем на сайт SpeedRent будет отключено — все изменения необходимо делать в календаре Google. Функция «Рабочее время» будет рабоать. Вы по-прежнему сможете менять свои рабочие часы.

Как работает

При нажатии кнопки «синхронизировать» произойдет импорт расписания из календаря Google на ближайшие 5 месяцев вперед. Если в календаре Google создано событие, то время этого события импортируется как занятое. В дальнейшем, если вы удалите событие из календаря Google, то время в нашем календаре освободится. Если у вас в зале установлено рабочее время, то импортируются только рабочие часы.

Когда клиент создает заказ на SpeedRent, то время, указанное в заказе, будет обозначено как недоступное в каленадаре SpeedRent, а в календаре Google будет создано новое событие. В названии события будет указан номер заказа на SpeedRent. В дальнейщем, если заказ на SpeedRent будет удален или просрочен, то событие в каленадре Google будет удалено автоматически. Мы настоятельно не рекомендуем вам вручную удалять события SpeedRent в своем календаре Google, это может привести к серьезным недоразумениям с клиентами.

Меры предосторожности

Во избежание создания дублирующихся заказов на одно и тоже время, мы рекомендуем вам придерживаться следующего порядка подтверждения времени клиентам.

1. Обсуждать с клиентами только время, не занятое в вашем календаре Google.

2. В случае, если вы подтверждаете время аренды клиенту, с которым вы работаете не через SpeedRent, немедленно (не откладывая это даже на несколько минут) создавайте событие в своем календаре Google. Следует считать, что вы зарезерировали клиенту время — только после того, как соответсвующее событие создано в календаре Google.

3. Если страница календаря Google была долгое время открыта, мы рекомендуем ее перезагрузить, чтобы увидеть все актуальные события.

4. События, которые вы создаете в календаре Google, должны иметь «Мой статус» — занят(а). См. картинку ниже.

Внимание! Если вы создаете событие на целый день (не указывая час начала и час окончания), то событие создается в статусе «Свободен». Мы ничего не можем с этим поделать, это не настраиваемая функция в календаре Google. Так что, если вы создаете событие на целый день, вам необходимо вручную перевести его в статус «занят» для того, чтобы время стало занятым в календаре SpeedRent. После этого обязательно пересинхронизируйте календарь вручную нажатием кнопки на странице управления площадкой. События на целый день из календаря Google в наш календарь поступают только один раз в сутки ночью. Остальные события, созданные на несколько часов, передаются мгновенно и не требуют никакой дополнительной синхронизации.

5. Если у вас несколько календарей, важно внести событие в нужный календарь. Для этого лучше вводить событие не кликом по сетке календаря, а сначала выбрать нужный календарь в списке.