Torgholodmash.ru

ТоргХолодМаш
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Интеграция Битрикс24 с 1С Документооборот

Интеграция Битрикс24 с 1С Документооборот

Интеграция Битрикс24 с 1С Документооборот

Один из главных плюсов интеграции — возможность расходовать только одну лицензию платформы 1С:Документооборот для подключения всех сотрудников компании, которые работают с корпоративным порталом. Те, кто не должен работать в базе, не включаются в список. Также настраивается ограниченный доступ сотрудников к данным. Все эти настройки следует установить при интеграции 1С:Битрикс 24 — 1С, документооборотом при этом смогут пользоваться только те сотрудники, которые непосредственно отвечают за это направление.

Специалисты 1С ответят на любые вопросы
и помогут выбрать программу абсолютно бесплатно!

Перечислим другие преимущества интеграции 1С:Документооборот и Битрикс 24. К плюсам относятся следующие особенности работы системы:

  • данные документов недоступны для редактирования и отражают только настоящую информацию в Битрикс24 и Документооборот;
  • пользователь, обладающий правом работы в Битрикс, получает необходимую информацию и видит внутренние документы. Он может зайти в карточку документа и увидеть список реквизитов. При этом при необходимости пользователь не только знакомится с содержанием файла, но и меняет реквизиты;
  • возможность настроить доступ к системе только тем пользователям, в компетенции которых документооборот 1С.

Клиенты компании получают актуальную информацию в личном кабинете на сайте или корпоративном портале. В том числе они смогут увидеть доступные им документы. Чтобы получить необходимую информацию, клиентам компании нужно просто ориентироваться в интерфейсе корпоративного портала.

Полезная информация. Чтобы упростить обмен данными между Битрикс24 и Документооборот, используются специальные модули. Они дают возможность настроить интеграцию с различными решениями бухгалтерской программы. Использование модулей дает возможность определить конкретный перечень данных, которые будут учитываться в работе компании. Если применяется устаревшая версия бухгалтерской платформы, следует проверить, подходит ли она для обмена информацией.

Преимущества синхронизации

  • Экономия ресурсов. Вам не придется вначале выгружать, а затем загружать данные. Достаточно один раз все настроить и в будущем тратить на это меньше времени
  • Простота конфигурирования. Если вы работаете со стандартными конфигурациями программы, не придется создавать правила обмена или вносить другие изменения
  • Точное планирование. Выберите период, через который процедура синхронизации будет выполняться по расписанию или воспользуйтесь значением по умолчанию (15 минут)
  • Гибкие условия. Автоматически настроенный обмен данными оставляет возможность их ручного обновления. Выбирайте способ, который подходит для конкретной ситуации

Удобная настройка интеграции

Настройка интеграции с помощью коннектора выполняется как со стороны Directum, так и со стороны 1С. Для упрощения настройки Directum в стандартную поставку коннектора входят специальные шаблоны для конфигураций:

  • «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0»;
  • «Управление производственным предприятием 1.3»;
  • «Зарплата и управление персоналом 3.0».

Каждый шаблон содержит рекомендуемые настройки соответствия реквизитов объектов 1С и Directum, нужные вычисления и фильтры.

Пример синхронизации данных

В системе Directum существует справочник Работники для хранения информации о работниках организации. Справочник Работники содержит поле *Персона, значение которого выбирается из справочника Персоны.

Для корректной синхронизации данных о работниках из системы Directum в систему 1С необходимо синхронизировать:

    справочник Работники системы Directum и справочник Сотрудники системы 1С:

Настройка типовых обменов

Настройка типовых обменов

Если в Вашей организации работает более 5 человек то, скорее всего Вы пользуетесь продукцией фирмы «1С». Практически всегда в организациях устанавливаются несколько баз 1С, ведь каждая из них решает определенный спектр задач. Например, компания занимается розничными продажами и ведет бухгалтерию, в такой ситуации клиент обычно устанавливает УТ (Управление торговлей) и БП (Бухгалтерия предприятия). В роли такой компании вполне может выступать даже простое ИП с несколькими работниками!

  • Исключить двойной ввод документов;
  • Автоматизировать смежные бизнес-процессы;
  • Оптимизировать взаимодействие между распределенными подразделениями;
  • Оперативно актуализировать данные для работы специалистов разных отделов;
  • «Разграничить» разные виды учета.*
    *В случае, когда данные одного вида учета существенно отличаются от другого, необходимо обеспечить конфиденциальность информации и «разграничить» информационные потоки. Например, обмен данными между 1С УТ и 1С Бухгалтерия не требует выгрузки в базу регламентного учета управленческих данных, т.е. синхронизация в 1С тут будет неполная.

Объекты обмена можно условно поделить на «источник» и «приемник». При этом они могут исполнять две роли одновременно, что будет называться – двусторонним обменом. Определение источника и приемника происходит логическим путем в зависимости от необходимости или от функциональных возможностей системы.*

*Например, при интеграции «WA: Финансист» – решения для ведения финансового учета и управления процессами казначейства, разработанного на базе «1С:Предприятие», эксперты WiseAdvice рекомендуют именно его в качестве мастер-системы. Это обусловлено наличием инструментов контроля для соблюдения правил заявочной политики, а соответственно, и для обеспечения эффективности работы решения.

Далее на основе полученных и зафиксированных требований со стороны пользователей создается список данных для обмена, определяется их объем, требования к частоте обмена, прописывается процесс работы с ошибками и обработки исключительных ситуаций (коллизий).

На этом же этапе в зависимости от парка имеющихся систем и структуры предприятия определяются с форматом обмена:

Распределенная информационная база
  • РИБ подразумевает обмен между идентичными конфигурациями баз данных 1С, с четкой структурой управления «главный-подчиненный» для каждой пары обмена. Являясь элементом технологической платформы, РИБ помимо данных может передавать изменения в конфигурации и административную информацию БД (но только от главного к подчиненному).
Читать еще:  Программа для регулировки басов на ноутбуке
Универсальный обмен данными в 1С
  • Механизм, позволяющий настроить обмен баз 1С, как с конфигурациями на платформе «1С:Предприятие», так и с системами сторонней разработки. Обмен осуществляется посредством перевода данных в универсальный xml-формат в соответствии с «Планами обмена».
EnterpriseData
  • Новейшая разработка фирмы 1С, предназначенная для реализации обмена данными в формате xml между продуктами, созданными на платформе «1С:Предприятие», с любыми системами автоматизации. Применение EnterpriseData упрощает доработки, связанные с обменом. Ранее при включении в систему новой конфигурации была необходима реализация механизма импорта и экспорта данных, как для нее, так и для уже имеющихся систем. Теперь системы, поддерживающие EnterpriseData, не нуждаются в доработках, имея только одну точку «входа-выхода».

Для системы на платформе «1С:Предприятие 8» предусмотрен широкий спектр возможностей для организации обмена с любыми информационными ресурсами посредством общепринятых универсальных стандартов (xml, текстовые файлы, Excel, ADO-соединение и т.д.). Поэтому при определении транспорта для данных обмена следует отталкиваться от возможностей базы данных сторонней системы.

Основным принципом эффективной синхронизации справочников является наличие одной точки ввода. Но если речь идет о работе со справочниками, исторически заполнявшимися по разным правилам, необходимо четко определить поля синхронизации для приведения обмена к «общему знаменателю».*

*На этом этапе может потребоваться проведение работ по нормализации НСИ на стороне источника данных. В зависимости от состояния справочников и их объема, процесс сопоставления элементов, распознавания, выявления ошибок и дублей, а также заполнения недостающих полей и назначение полей синхронизации, может потребовать работы целой группы экспертов, как со стороны интегратора (владельца методики нормализации НСИ), так и со стороны заказчика.

Возможность отображения данных систем-источников в приемниках зависит от правильно заданных правил обмена. Правила, представленные в формате xml, регулируют соответствие ключевых реквизитов объектов источника-приемника.
Решение «1С:Конвертация данных» предназначено для автоматизации создания правил для реализации как единоразового обмена, так и постоянного.

Гарантирует отсутствие потерь данных при обмене План обмена. Это составная часть любой конфигурации на платформе «1С:Предприятие», полностью описывающая порядок обмена 1С: состав данных (документы с «опознавательными» реквизитами) и узлы (информационные базы приемники-передатчики), а также активацию РИБ для избранных направлений обмена. Любое изменение данных, занесенных в План обмена, фиксируется и получает признак «измененности». До тех пор, пока измененные данные не будут соответствовать друг другу в узлах приемника-передатчика, признак сброшен не будет, и система будет рассылать контрольные сообщения в оба узла. После выгрузки данных и подтверждения их полного соответствия в обеих системах, признак сбрасывается.

Для автоматизации регулярного обмена устанавливается периодичность выгрузки данных. Частота обмена зависит от необходимости и технических возможностей. Также конфигурации на платформе «1С:Предприятие» позволяют настроить обмен данными при наступлении какого-нибудь события.

Рассмотрев стандартный процесс реализации обмена, обратим внимание на факторы, которые потребуют доработок на разных этапах:

Как быстро настроить электронный документооборот в 1С

как быстро настроить электронный документооборот в 1С

Обрабатывать документы в электронном виде возможно уже давно, с помощью программы 1С, однако для их отправки и подписания все равно приходится либо использовать дополнительный сервис, или печатать на бумаге. Но интеграция электронного документооборота с учетной системой 1С возможна.

Настройка модуля интеграции 1С от провайдера электронного документооборота EDIN

Провайдер электронного документооборота разработал интеграционный модуль EDIN.API, который позволяет работать с учетной системой 1С | BAS: Предприятие 8.Х на обычных и управляемых формах на базе операционной системы Windows.

Для того, чтобы пользователь мог начать работу с модулем, ему предоставляются следующие пункты для доступа:

  1. Логин — email
  2. Пароль — password
  3. Пароль доступа к API — api_key

Также у пользователя должна быть подключена услуга для работы с АРІ.

Сотрудники EDIN предоставляют пользователю, который имеет права на каталог, файл запуска модуля в учетной системе 1С | BAS, который необходимо открыть. В процессе запуска система 1С | BAS может требовать разрешение на выполнение операции со стороны модуля для защиты от опасных действий.

модуль 1С

Во время первичного запуска будет открыто автоматически раздел «Настройки» для того, чтобы пользователь ввел все необходимые данные, каждый следующий раз будет сразу открываться окно «Входящие». В каталоге, в котором расположен модуль, сразу формируются два файла: основные настройки и каталог с названием текущего пользователя 1С | BAS, в котором формируется файл настроек.

Подключение модуля интеграции 1С

Во вкладке «Основной каталог» указано местоположение файла модуля. В поле «Сервер обмена» указан адрес платформы электронного документооборота, на которую и направляются запросы модуля.

подключение модуля 1С

Во вкладке «Подключение» есть кнопка «Добавить» для добавления пользователей. Для каждого пользователя указываются индивидуальные Логин, Пароль и Пароль доступа АРІ. Также на этом этапе возможно предоставлять доступ конкретным пользователям, для которых будет предоставлены те или иные возможности, например — запросы на отображение входящих документов. После введения пользователей, возможно проверить их подключение с помощью кнопки «Проверить подключение пользователей». После проверки, полученный токен свидетельствует о корректности введенных данных и подтверждения авторизации на платформе электронного документооборота.

Читать еще:  Схема блока питания от компьютера регулировка тока

Выбор документов, контрагентов, единиц измерения

Для работы с электронным документооборотом объекты 1С | BAS (документы, контрагенты, единицы измерения и др.) Можно определить в процессе синхронизации модуля и осуществления настройки хранимых данных справочников и документов.

объекты 1С

Во вложении «Объекты ОС» (объекты учетной системы) можно добавить контрагентов (предоставляется весь список сетей, работающих на платформе электронного документооборота EDIN,

из них нужно выбрать те, которые являются партнерами), с которыми будет осуществляться обмен данными, необходимые документы, коды единиц измерения во вложении «Справочники».

В разделе «Номенклатура контрагентов» находятся объекты 1С данным артикулов и штрихкодов номенклатуры партнеров.

Как настроить справочники

Поставщики имеют в доступе 3 основных типа справочников — «Организации», «Контрагенты», «Точки доставки». В этих справочниках хранятся данные пользователей, контрагентов и точки доставки.

Для каждого справочника настраиваются «местоположения» хранения данных GLN, Формат НН Цены с базы 1С | BAS. Все табличные настройки возможно заполнить как вручную, так и автоматически. Рекомендуется осуществлять настройку справочников совместно с разработчиком 1С | BAS.

Как лучше заполнять информацию: ручной ввод или по умолчанию

Рекомендуется выбирать принцип «По умолчанию», нажав кнопку «Заполнить по умолчанию». Автоматическое заполнение выбирает только соответствующие настройки и типовые справочники конфигурации. Размещение возможно только в 2 вариантах — «Дополнительные сведения» и «Реквизиты справочника». Предпочтение отдается сохранению в «Дополнительных сведениях», которые не вносят изменения в уже существующих справочников УС пользователя и позволяют хранить данные отдельно.

В процессе ручной настройки в колонке «Справочник 1С | BAS» доступны списки возможных справочников, а поля настроек можно самостоятельно заполнить через заполнение отдельной формы.

После синхронизации с платформой электронного документооборота EDIN в справочники «Организации», «Контрагенты», «Точки доставки» автоматически подтягиваются данные. Организации заполняются по пользовательским логинам после авторизации.

Справочник «Контрагенты» содержит данные юридических лиц и точки доставки контрагентов с возможностью дополнить дополнительными настройками. «Точки доставки» заполняются в соответствии с требованиями EDI документооборота.

Как настроить документы

Настройку, как и со справочниками, возможно проводить по умолчанию и вручную. Для каждого типа документа проводятся дополнительные настройки «Места расположения» для хранения данных документов в УС 1С | BAS.

Создать необходимые типы документов возможно в зависимости от конфигурации. Например, 1С | BAS «Бухгалтерия» позволяет создавать на обычных и управляемых формах «Счет на оплату покупателя» и «Реализация товаров и услуг». В других 1С | BAS, которые не являются бухгалтерией, возможно создать «Заказ покупателя», «Реализация товаров и услуг».

1С | BAS «Управление торговлей», «Управление предприятием», «Управление производственным предприятием» предусматривает создание «Заказ клиента» и «Реализация товаров и услуг», а «Управление небольшой фирмой» и «Управление средним бизнесом» на управляемых формах — «Заказ клиента» и «Расходная накладная».

Возможности для пользователя

В разделе «Пользователь» можно выбрать хранилище, где будут находиться входные и выходные юридически значимые документы, логи работы модуля (анализ документооборота). Поля «Склад» и «Подразделение» заполняются также для удобства пользователя.

Для того, чтобы документ сразу на направлялся, пользователь может поставить отметку в настройках «Тестовый режим» и данные будут направлены в раздел «Черновики», в котором ответственное лицо может ознакомиться с ним, подписать, и отправить.

Настройка электронной цифровой подписи

Во вложении «ЭЦП» (электронная цифровая подпись) через кнопку «Добавить» возможно вносить путь к ключам бухгалтера и печати для организации, по которым планируется выгрузка юридически значимых документов или указать токен (НКИ). В случае, если путь указан и к ключу и к токену, то предпочтение отдается ключу. Настройку токена можно выбрать из списка, или использовать автоматический подбор настроек.

С учетом того, что определенные АЦСК различают ЭЦП на «ключ печати на шифрование» (используется только для отправки «Налоговой накладной») и «ключ печати», нужно вносить три ключа.

При выгрузке юридически значимых документов, вносить пароли возможно в таблице, или обработкой отображается окно для их внесения перед подписанием.

Модулем предусмотрено хранение любого количества ключей, и на момент подписания по одной организации и типу документа необходимо выбрать только 1 пару ключей.

Бесшовная интеграция позволяет:

  • Создавать документы в 1С:Документообороте на основании данных ИС, устанавливать связи между документами, обновлять реквизиты связанных объектов;
  • Запускать бизнес-процессы по документам и справочникам ИС;
  • Использовать 1С:Документооборот как хранилище файлов практически любого формата (изображения, тексты, видеофайлы, архивы и прочие файлы). Автоматизирована загрузка файлов и хранение всех версий документов;
  • Создавать письма по данным ИС;
  • Вести учет рабочего времени и многое другое.

Важно! Настройки, необходимые для осуществления интеграции, уже есть и в 1С:Предприятие 8, и во всех стандартных решениях.

Организация хранения скан копии договора и согласования договора

При бесшовной интеграции 1С:Документооборот можно использовать как файловое хранилище, это позволит не перегружать 1С:ERP. Для использования данной функции ДО через интерфейс 1С:ERP необходимо настроить соответствие вида документа ДО «Договор на аренду» с объектом 1С:ERP «Договор с поставщиком/исполнителем», как это было описано ранее на примере заказа клиента.

Читать еще:  Регулировка яркости с помощью клавиатуры ноутбука

После завершения настроек в 1С:ERP из объекта «Договор с поставщиком/исполнителем» перейти по гиперссылке «Документооборот».

Договор на аренду может быть создан в ДО, но прикрепление файла и согласование договора может быть организовано в 1С:ERP.

Для отражения связи объектов 1С:ДО и 1С:ERP необходимо создать в 1С:ERP документ «Договор с поставщиком/исполнителем». Перейдем по гиперссылке «Документооборот» и нажмем на ссылку «Выбрать». Зададим условия для поиска ранее созданного договора в ДО.

1s

1s

По виду документа «Договор на аренду» системой будут предложены на выбор все документы этого вида. Выбираем подходящий для нас документ.

1s

Для прикрепления скан копии договора на вкладке «Файлы» нажимаем на кнопку «Создать» и выбираем файл размещенный на компьютере.

1s

После записи объекта 1С:ERP файл появится в ДО в справочнике «Все файлы» и в соответствующем объекте ДО.

1s

1s

Для запуска процесса согласования необходимо предварительно в ДО настроить шаблон процесса в виде документа «Договор на аренду». В шаблоне процесса укажем ответственных сотрудников или роли, которые будут согласовывать договор, с указанием сроков исполнения.

1s

Заполним предмет (вид внутреннего документа) и этапы процесса.

1s

По умолчанию все процессы запускаются вручную, укажем настройки для автоматического запуска.

1s

После такой настройки в 1С:ERP при переходе по гиперссылке «Документооборот» из документа «Договор с поставщиком/исполнителем» на вкладке «Процессы и задачи» при создании настроенный шаблон отобразится в рекомендованных шаблонах.

С1s

1s

После старта процесса указанным исполнителям будут направлены задачи для согласования договора. Задачи можно исполнять как в интерфейсе 1C:ERP так и в 1С:ДО.

1s

1s

Этапы процесса и статусы документа синхронно изменяются в обеих базах, что позволяет контролировать процесс сотрудникам в привычном для них интерфейсе в режиме одного окна.

1s

1s

Передача статусов электронных документов через универсальный формат обмена данными EnterpriseData версии 1.7 и выше

Начиная с версии EnterpriseData 1.7, появилась возможность передавать статусы электронных документов. Ниже приведены примеры использования такой возможности.

Пример 1. Обмен данными между 1С:Клиент ЭДО ред. 2 и 1С:Бухгалтерия ред. 3.0

Функционал ЭДО встроен во все типовые программы 1С, в которых ведется оформление и обработка документов по сделкам с контрагентами, и вести работу с электронными документами можно непосредственно в 1С:Бухгалтерии. Но в некоторых случаях организовать обмен документами с контрагентами можно в отдельной конфигурации 1С:Клиент ЭДО — например, если:

формирование документов учета происходит в нескольких информационных системах,

доступ в Интернет ограничен на компьютере, на котором установлена программа учета,

программа, в которой ведется учет, существенно доработана и редко обновляется.

После настройки синхронизации между программами станет возможным передавать статусы электронных документов:

1. В 1С:Бухгалтерии пользователь создает документ реализации товаров и услуг и выгружает его через синхронизацию. Состояние ЭДО в журнале документов реализации отображается как «Не начат».

Передача статусов ЭД, рис.1.png

2. В 1С:Клиенте ЭДО, на основании данных, полученных из 1С:Бухгалтерии, создается (автоматически или ответственным сотрудником) документ информационной базы, у которого состояние будет также «Не начат».

Передача статусов ЭД, рис.2.png

3. После отправки электронного документа и обработки его контрагентом состояние ЭДО изменится на «Ожидание подтверждения отправки» и в 1С:Бухгалтерии, и в 1С:Клиенте ЭДО.

Передача статусов ЭД, рис.3.png

4. После выполнения всех регламентных действий состояние ЭДО изменится на «Завершен».

Передача статусов ЭД, рис.4.png

Таким образом, бухгалтер будет видеть изменение состояния ЭДО в своей учетной системе, несмотря на то, что документы были отправлены из другой программы.

Пример 2. Обмен данными между 1С:Бухгалтерия ред. 3.0. и 1С:Управление торговлей ред. 11

В рассматриваемом примере оформление документов реализации для клиентов происходит в конфигурации 1С:Управление торговлей, а регламентированный учет ведется в конфигурации 1С:Бухгалтерия.

После настройки синхронизации между программами станет возможным передавать статусы электронных документов:

1. В 1С:Управлении торговлей пользователь (менеджер) сформировал документы реализации. Состояние ЭДО отображается как «Не начат».

Передача статусов ЭД, рис.5.png

2. После отправки электронного документа контрагенту и получения ответной подписи состояние ЭДО изменится на «Завершен».

Передача статусов ЭД, рис.6.png

3. После проведения синхронизации в 1С:Бухгалтерии появится документ реализации, по которому будет показано состояние ЭДО.

Передача статусов ЭД, рис.6.png

Таким образом, бухгалтеру не нужно уточнять состояние документов у менеджера, т.к. бухгалтер сможет видеть изменение состояния ЭДО в своей учетной системе.

Пример 3. Обмен данными между 1С:Бухгалтерия ред. 3.0. и 1С:Розница 2

В рассматриваемом примере электронный документооборот и оформление документов поступлений происходит в конфигурации 1С:Розница, а регламентированный учет и сдача отчётности ведется в конфигурации 1С:Бухгалтерия.

После настройки синхронизации между программами станет возможным передача документов учётной системы, а также статусов электронных документов по ним:

1. В 1С:Розница пользователь (товаровед) получает и подписывает электронные документы, оформляет поступление товаров, в котором указывает комментарий для бухгалтера.

Передача статусов ЭД, рис.8.png

2. После проведения синхронизации в 1С:Бухгалтерии появится документ поступление, по которому будет показано состояние ЭДО и комментарий товароведа.

Передача статусов ЭД, рис.9.png

Таким образом, бухгалтер получит необходимые данные для регламентированного учёта и сдачи отчётности. Также бухгалтеру не нужно уточнять состояние электронных документов у товароведа, т.к. он сможет видеть изменение состояния ЭДО в своей учетной системе.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector